Os erros que podem fazer um proprietário perder o controlo do seu Alojamento Local

Contratar uma empresa para gerir um Alojamento Local pode libertar o proprietário de grande parte do trabalho diário. Preços, reservas, hóspedes, limpezas, manutenção e plataformas podem passar a ser acompanhados por profissionais.

Delegar a gestão, no entanto, não deve significar abdicar do controlo sobre o próprio ativo.

E um dos erros mais importantes acontece muitas vezes logo no início da relação: permitir que licenças, anúncios e contas sejam estruturados em nome ou sob controlo exclusivo de terceiros, sem compreender exatamente as consequências.

Gestão e controlo não são a mesma coisa

Uma empresa pode gerir integralmente um alojamento sem que o proprietário fique completamente dependente dela.

No Alojamento Local existe uma distinção importante entre proprietário do imóvel e titular da exploração.

A legislação portuguesa determina que cada estabelecimento deve ter um titular da exploração, que pode ser uma pessoa singular ou coletiva. Quando esse titular não é o proprietário do imóvel, deve existir um contrato ou outro título que legitime o exercício da atividade. Os dados do registo devem ainda ser atualizados quando existem alterações.

Isto significa que uma empresa de gestão ser titular da exploração pode ser perfeitamente legítimo dentro de determinado modelo contratual.

O problema começa quando o proprietário não sabe que essa alteração foi feita, não compreende as suas implicações ou não existe um mecanismo claro para terminar a exploração e recuperar a estrutura operacional do imóvel.

O problema pode ser ainda maior nos anúncios

Imagine o seguinte cenário.

Um proprietário entrega um apartamento a uma empresa de gestão.

A empresa cria o anúncio Airbnb na sua própria conta, cria o anúncio Booking.com através dos seus acessos, configura fotografias, descrições, histórico de reservas, avaliações e integrações.

Durante três anos o apartamento acumula centenas de reservas e excelentes avaliações.

Um dia, o proprietário decide mudar de empresa.

É nesse momento que pode descobrir que o imóvel é dele — mas grande parte da identidade digital e comercial construída em torno do imóvel não está sob o seu controlo.

No Airbnb esta diferença é particularmente relevante. A plataforma distingue o listing owner dos co-hosts e permite atribuir diferentes níveis de acesso a quem gere o alojamento. O listing owner continua a controlar o anúncio e pode retirar o acesso de um co-host.

Além disso, as avaliações dos hóspedes aparecem no perfil do listing owner e não simplesmente no perfil do co-host que está a gerir operacionalmente o imóvel.

Mais importante ainda: o Airbnb refere que não existe uma funcionalidade para simplesmente transferir a propriedade de uma conta para outro anfitrião.

Por isso, criar desde o primeiro dia a estrutura errada pode tornar uma futura mudança de gestão muito mais complicada do que deveria ser.

Delegar o trabalho. Não ficar refém do fornecedor.

Uma boa relação entre proprietário e empresa de gestão deve sobreviver até ao momento em que as partes decidam deixar de trabalhar juntas.

O proprietário deve conseguir responder claramente a perguntas muito simples:

Quem é atualmente o titular da exploração do meu AL?

Em que conta foi criado o meu anúncio Airbnb?

Quem é o listing owner?

Tenho acesso ao anúncio?

Quem controla a conta Booking.com?

Quem recebe os pagamentos?

Onde estão as avaliações e o histórico do imóvel?

O que acontece a tudo isto se terminar o contrato amanhã?

Se estas perguntas não tiverem respostas claras, existe um risco que merece ser analisado.

Não partilhar passwords não significa não ter controlo

Também é importante distinguir acesso de partilha indiscriminada de credenciais.

Não é recomendável que várias pessoas utilizem simplesmente a mesma password.

As próprias plataformas disponibilizam mecanismos para permitir que equipas e gestores trabalhem sobre um alojamento através de diferentes utilizadores e permissões.

No Airbnb, por exemplo, um proprietário pode adicionar co-hosts e definir se têm acesso total, apenas ao calendário e mensagens, ou somente ao calendário.

Na Booking.com também existem contas de utilizador para acesso à Extranet, e os próprios termos da plataforma alertam para a proteção das credenciais e para não partilhar indiscriminadamente os dados de login.

A solução profissional não é toda a gente conhecer a mesma password.

É existir uma estrutura de permissões clara, em que cada interveniente tem os acessos necessários para desempenhar a sua função.

Outro erro: não definir a saída antes de começar

É muito fácil discutir comissão, limpezas e preços quando se inicia uma parceria.

Poucos proprietários perguntam:

“E se daqui a dois anos quisermos terminar?”

Essa pergunta devia ser respondida antes da assinatura.

Um bom contrato deve esclarecer o que acontece aos anúncios, reservas futuras, chaves, documentação, acessos, dados operacionais, integrações tecnológicas e valores ainda por liquidar quando termina a relação.

Se a empresa for titular da exploração, também deve estar claramente definido o procedimento necessário para atualizar essa situação.

Não deve existir uma negociação de emergência sobre estas matérias quando a relação já terminou.

Outro erro: olhar apenas para a comissão

Escolher uma empresa porque cobra 15% em vez de 20% pode parecer uma decisão racional.

Mas cinco pontos percentuais tornam-se irrelevantes se a gestão fizer o imóvel faturar significativamente menos, criar dependências desnecessárias ou deixar o proprietário sem informação.

Uma boa gestão deve conseguir explicar de forma transparente:

como são definidos os preços;

quanto o imóvel faturou;

quanto foi pago às plataformas;

quanto foi gasto na operação;

quanto recebeu a empresa de gestão;

e quanto pertence ao proprietário.

Transparência não significa o proprietário ter de gerir o alojamento.

Significa poder compreender aquilo que está a acontecer com o seu imóvel.

O proprietário deve continuar a conhecer o seu negócio

Um dos melhores sinais numa relação de gestão é precisamente o proprietário não precisar de acompanhar o dia a dia — mas conseguir fazê-lo quando quiser.

O objetivo de contratar uma empresa é eliminar trabalho, não eliminar informação.

O proprietário deve continuar a ter acesso aos relatórios, desempenho, documentação relevante e estrutura da operação.

Porque existe uma diferença enorme entre:

“Não tenho de me preocupar com o alojamento.”

e

“Não sei o que acontece no meu alojamento.”

A primeira situação é boa gestão.

A segunda é dependência.

A regra mais simples

Antes de entregar um imóvel a uma empresa de gestão, existe uma pergunta que vale a pena fazer:

“Se amanhã terminarmos a parceria, consigo continuar a explorar o meu imóvel sem ter de reconstruir tudo do zero?”

Se a resposta for não, convém perceber porquê.

Uma empresa de gestão deve criar valor através da estratégia, operação, tecnologia e serviço.

Não através da dependência do proprietário.

Na StayByMe acreditamos numa gestão próxima e transparente: as responsabilidades de cada parte devem estar definidas desde o início, os acessos devem ser estruturados corretamente e o proprietário deve saber sempre quem controla cada elemento da operação.

Porque uma boa parceria não precisa de retirar controlo para criar confiança.